Quản lý nhân viên là rất khó trong tình hình hiện nay. Làm việc từ xa giúp cho doanh nghiệp duy trì hoạt động trước tình hình phức tạp của Covid-19; không những thế đây còn xứng đáng là mô hình doanh nghiệp “siêu lợi nhuận” khi đã giải quyết không ít vấn đề về trang thiết bị, nguồn nhân lực,…

Trong một nghiên cứu bởi Nicolas Bloom và James Liang, các doanh nghiệp cho phép nhân viên làm việc từ xa sẽ tiết kiệm được khoảng $2500 chi phí trang thiết bị văn phòng mỗi năm.

Mặc dù là một giải pháp tối ưu, nhưng làm việc từ xa vẫn gây lo lắng cho các sếp. Bởi vì nhiều lý do, nhưng tập trung vào việc người quản lý không biết thiết lập hệ thống như thế nào và phải bắt đầu từ đâu để đạt được kết quả như mong muốn.

Thiết lập “khung quản lý” chung để làm việc từ xa

Khi chuyển toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp sang một trạng thái mới, điều đầu tiên mà người quản lý cần quan tâm đó chính là “khung quản lý” tổng thể. Nói cách khác đó là những nguyên tắc chung khi nhân viên làm việc tại nhà hay bất kỳ đâu ngoài công ty.

6 nguyên tắc chính yếu sau đây là cơ sở để quản lý đạt hiệu quả cao.

Nguyên tắc 1: Chủ động – sẵn sàng

Theo đó, toàn bộ nhân viên phải luôn trong trạng thái làm việc từ xa; dù hiện tại họ đang có mặt tại văn phòng. Nghĩa là thế nào? Hiểu một cách đơn giản đó chính là tâm lý sẵn sàng và chủ động làm việc từ xa bất cứ lúc nào.
Dữ liệu là yếu tố đầu tiên và quyết định xem nhân viên của bạn có đáp ứng nguyên tắc này hay không. Hãy đảm bảo họ luôn có thể truy cập vào dữ liệu để làm việc mà không cần quan tâm ở đâu khi nào; cũng như chắc chắn rằng dữ liệu sẽ được chia sẻ chính xác và đầy đủ giữa những người có liên quan.

Nguyên tắc 2: Cam kết

Khi thoát khỏi sự kiểm soát bởi sếp, bởi khách hàng hay đồng nghiệp thì nhân viên của bạn dễ dàng sa ngã vào những điều hấp dẫn hơn khi ở nhà. Do đó, tính cam kết là cần thiết, nếu không muốn nói là bắt buộc.
Tất cả, bao gồm người quản lý hay nhân viên đều phải cam kết và giữ đúng cam kết với những mục tiêu đã đề ra; hoàn thành đúng tiến độ với chất lượng đã thỏa thuận dù ở đâu.

Nguyên tắc 3: Bảo vệ không gian làm việc

Nếu không tách biệt giữa không gian làm việc và nơi ở thì bất kỳ ai cũng dễ mất tập trung. Vì thế, để làm việc hiệu quả thì mỗi người cần tạo cho mình một nơi làm việc đủ riêng tư, tránh bị làm phiền bởi tiếng ồn từ hàng xóm, tiếng TV hay con cái;… khi làm việc.

Nguyên tắc 4: Giao tiếp không gián đoạn

Làm việc từ xa phụ thuộc rất nhiều vào internet, điều đó là hiển nhiên. Vì thế, đôi khi chỉ vì một sự gián đoạn của đường truyền mà chúng ta có thể bỏ lỡ một nội dung quan trọng. Chính vì thế, đầu tiên mỗi người nên thông cảm và chấp nhận chậm trễ trong một khoảng thời gian; sau đó vẫn không thể giải quyết hoặc cần hỗ trợ gấp thì hãy nhắn tin hoặc gọi điện trực tiếp.

Nguyên tắc 5: Trung thực

Người quản lý cần nhất ở nhân viên là sự trung thực khi làm việc từ xa. Nhân viên làm việc hiệu quả trong thời gian làm việc online không chỉ là trách nhiệm công việc mà còn là sự chia sẻ vì mục tiêu chung. Trường hợp có phát sinh, hãy cho nhân viên biết cách thức để được hỗ trợ; tránh trường hợp tự ý dừng công việc vì vấn đề cá nhân.

Nguyên tắc 6: Bảo mật thông tin

Bằng cách vô tình hay vô ý thì làm việc từ xa là thời điểm các thông tin dễ “gặp nguy hiểm nhất”. Đặc biệt là thông tin về khách hàng, sản phẩm, nội bộ hay thông tin nhạy cảm. Do đó, là người quản lý thời đại 4.0 bạn cần xây dựng hệ thống làm việc linh hoạt có độ bảo mật cao.

Giữ lửa cho nhân viên khi làm việc tại nhà

Thực tế thì không phải ai cũng thích làm việc từ xa, cụ thể là làm tại nhà. Bởi vì họ không thể giữ được năng lượng và sự tập trung cao độ khi cả ngày đối diện với màn hình máy tính mà không có một sự tương tác nào.
Đó là lý do vì sao người quản lý cần quan tâm đến việc tạo động lực, khuyến khích nhân viên khi làm việc tại nhà.

Đầu tiên, hãy gắn kết nhân viên với sứ mệnh chung của doanh nghiệp

Lẽ bạn đã chia sẻ tầm nhìn, sứ mệnh và mục tiêu cho nhân viên trong những buổi họp;… nhưng thời điểm này hãy làm điều đó theo cách mới hơn với tần suất dày hơn.

Những kênh như Zalo, Facebook, Email nên được tận dụng dưới tư cách cá nhân bạn hoặc ban lãnh đạo, thậm chí là một phòng ban bộ phận nào đó trong doanh nghiệp. Bạn có thể thảo luận về tình hình hiện tại, thách thức và cả cơ hội của doanh nghiệp. Khéo léo nhắc đến những con số, những cam kết để nhân viên thấy rằng họ đang tiến về đích như thế nào.

Ghi nhận mọi nỗ lực của nhân viên, dù là nhỏ nhất

Công nhận là mong muốn mà tất cả người đi làm đều muốn nhận được. Chúng ta có thể dễ dàng thấy một thiết kế sẽ cực kỳ vui nếu được khen hình ảnh phối màu đẹp; hay một nhân viên content sẽ thấy hứng thú hơn khi ý tưởng được đánh giá là sáng tạo;…Bởi vì khi đó họ cảm nhận được điều mình làm ra là có ích và chứng minh được năng lực của mình.

Công nhận không chỉ được thể hiện khi quản lý gặp mặt nhân viên mà có thể thông qua cách nhắn tin, gọi điện, gửi email khi làm việc từ xa. Nhân viên của bạn sẽ tăng 200% sự hưng phấn và trách nhiệm khi nghe được những điều này.

Ngoài ra, khen thưởng cũng là cách động viên hiệu quả. Có thể tùy vào tình hình kinh doanh mà bạn có thể đưa ra hình thức khen thưởng phù hợp; tuy nhiên đừng bỏ qua những phần thưởng mang giá trị tinh thần nhé.

Quan tâm nhân viên một cách sâu sắc hơn

Giãn cách và làm việc từ xa mang đến nhiều lo lắng hơn bạn nghĩ. Là một người quản lý có lẽ bạn sẽ phải suy nghĩ nhiều hơn về chiến lược cho giai đoạn tiếp theo, hoặc là những bài toán mang tầm vĩ mô. Nhưng đừng vì thế mà bỏ qua những điều phiền muộn có thể là vi mô của nhân viên.
Hãy dành thời gian để hỏi han mọi người về tình hình nhà ở, con cái, bữa ăn hàng ngày, tình hình sức khỏe;… những sự quan tâm này phần nào cho thấy doanh nghiệp luôn ở bên cạnh và sẵn sàng chia sẻ khó khăn với nhân viên.

Tiếp nhận góp ý từ nhân viên

Vận hành một cách thức làm việc mới – làm việc từ xa ắt hẳn sẽ còn nhiều thiếu sót và những chỗ chưa hợp lý. Hỏi ý kiến nhân viên hay chịu lắng nghe họ là cách nhanh nhất và hiệu quả nhất để người quản lý phát hiện và điều chỉnh cách làm việc theo hướng tích cực và hiệu quả nhất.

Rất đơn giản! bạn có thể tạo một họp mail hoặc biểu mẫu để nhân viên tự do chia sẻ quan điểm mà không sợ lộ danh tính hoặc bất kỳ điều gì khác.
Bên cạnh đó, bạn cũng nên khuyến khích nhân viên thẳng thắn trao đổi với cấp quản lý. Đối với những khiếu nại thì chúng được xử lý nhanh hơn và thấu tình đạt lý vì đôi khi chỉ là do chưa hiểu ý nhau; còn đối với chiến lược phát triển chung của doanh nghiệp thì đây là những góc nhìn đa chiều khiến bức tranh được thể hiện một cách tổng quát hơn.

Làm việc từ xa muốn hiệu quả, người quản lý không chỉ cần thiết lập các nguyên tắc chung, tạo động lực cho nhân viên mà còn phải áp dụng các giải pháp giúp tăng năng suất làm việc và sử dụng các công cụ quản lý hỗ trợ hiện đại. 

Nguồn: Diginet

Có thể bạn quan tâm: Tủ sách “Gối đầu giường” dành cho doanh nhân kinh doanh đột phá 2020

ĐẶT MUA