Elon Musk là một người thông minh hơn người bình thường, có tham vọng và chí hướng to lớn. Nhưng chúng ta – những người bình thường – có thể áp dụng một số bí quyết năng suất của ông vào cuộc sống hàng ngày của chúng ta.

Bạn có thể đọc lại phần 1 tại đây: Tìm ra nguyên lý cơ bản, mọi vấn đề phức tạp sẽ được giải quyết 

#4 – Sử dụng giao tiếp không đồng bộ 

Bí mật năng suất #1 đã có gợi ý nho nhỏ cho bạn: Musk thích giao tiếp theo các điều khoản của riêng mình. Điều đó có nghĩa là anh ấy mặc định dùng email và tin nhắn, cả hai cách giao tiếp này đều không đồng bộ.

Musk nói:

“Tôi rất thích email. Bất cứ nơi nào có thể, tôi cố gắng dùng giao tiếp không đồng bộ. Tôi thực sự giỏi email.”

Musk cũng khiến cho những người ngoài công ty cảm thấy anh thật khó tiếp cận bằng cách sử dụng một địa chỉ email khó hiểu.

Điều này cho phép anh ấy tập trung vào công việc thực tế cho công ty của mình.

Áp dụng bí mật năng suất này

Sự tiến bộ đến từ việc tập trung và tiến độ của công việc chuyên sâu. Điều này có nghĩa là hãy sống không đồng bộ nhất có thể, và hạn chế bị đồng nghiệp làm gián đoạn.

Dưới đây là ba giải pháp để bạn bắt đầu có riêng cho mình các điều kiện (theo độ khó tăng dần):

1. Tắt thông báo: tắt tất cả thông báo trên điện thoại, máy tính và mọi tiện ích khác mà bạn sử dụng. Nếu có điều gì thực sự quan trọng, mọi người sẽ gọi.

2. Từ chối cuộc họp: không đồng ý tham gia cuộc họp trừ khi có một chương trình rõ ràng và bạn hình dung trước được kết quả; nếu có thể, hãy sử dụng email.

3. Làm việc từ xa: văn phòng ồn ào có nghĩa là bạn sẽ bị phân tâm, làm việc tại nhà thì yên tĩnh hơn. Nếu không thể làm việc tại nhà, hãy yêu cầu một văn phòng riêng.

Hãy giảm thiểu phiền nhiễu trong cuộc sống hàng ngày của bạn để đạt được tiến bộ trong công việc có ý nghĩa.

#5 – Giao tiếp thượng thừa 

Khi Musk không đang chế tạo tên lửa hay cách mạng hóa ngành công nghiệp ô tô, có một nơi bạn luôn có thể tìm thấy anh ấy: email. Anh ấy nói đùa trong một hội nghị: “Tôi làm việc rất nhiều trên email – rất giỏi về email. Đó là năng lực cốt lõi của tôi “.

Trong email, anh ấy giao tiếp cực kỳ rõ ràng, ngắn gọn và trực tiếp. Ví dụ, bạn có thể tìm đọc email được gửi cho toàn bộ nhân viên về việc sử dụng các từ viết tắt thích hợp được gọi là “Acronyms Serious Suck”.

Anh ấy thường xuyên gửi email cho toàn bộ công ty các thông tin cập nhật, cách giao tiếp, tầm nhìn và sứ mệnh của công ty.

“Mọi người làm việc tốt hơn khi họ biết mục tiêu là gì và lý do tại sao. Điều quan trọng là mọi người phải muốn đến công ty vào buổi sáng và thích làm việc”.

Anh cũng là một bậc thầy trong việc nói trước đám đông, chuyển đổi các khái niệm phức tạp thành ngôn ngữ dễ hiểu bằng giọng nói thực. Musk thường sử dụng thì hiện tại khi nói về các chủ đề có tầm nhìn xa, một thủ thuật ngôn ngữ để kích thích người nghe cảm thấy tương lai là hiện tại.

Áp dụng bí mật năng suất này

Theo một nghiên cứu của Đại học Carleton, nhân viên tri thức “điển hình” sẽ dành ⅓ tuần làm việc cho email. Đó là lý do tại sao thành thạo giao tiếp qua email là một hình thức nghệ thuật.

Bạn muốn ngắn gọn nhưng đồng thời cũng truyền tải được thông điệp. Trong một email, mỗi từ đều có giá trị. Dưới đây là một số mẹo về cách làm chủ giao tiếp qua email:

● Hãy viết ngắn gọn: đừng viết mười câu trong khi chỉ hai câu là đủ. Để thực hành, hãy lấy một email bạn đã viết theo kiểu thông thường và chỉnh sửa nó xuống còn một nửa số từ so với email ban đầu.

● Tránh những từ mơ hồ: tránh viết “Tôi cảm thấy”, “Tôi không chắc”, “có lẽ”, tránh dùng bị động hoặc bất kỳ trạng từ nào gây lãng phí thời gian cho cả bạn và người nhận, và tránh gây nhầm lẫn và hiểu lầm.

● Biết bạn muốn gì: nghĩ về kết quả đầu ra của email mà bạn mong muốn, phác thảo nó trước bằng ngôn ngữ nói thường ngày. Trên thực tế, phác thảo này là email của bạn.

● Tô đậm điều quan trọng: nếu bạn cần câu trả lời từ một người cụ thể trong nhiều người, hãy in đậm tên của họ với các việc cần làm và dòng thời gian.

● Chuyển tiếp quy tắc ứng xử: đừng bao giờ chuyển tiếp hàng loạt email mà không có một vài gạch đầu dòng đóng vai trò là một bản tóm tắt nhanh, giải thích lý do bạn gửi nó, và các việc bạn cần người khác làm.

#6 – Đa nhiệm (Batch tasks) 

Musk là một người đa nhiệm có chiến lược. Anh sẽ kết hợp một số công việc với nhau bất cứ khi nào có thể. Ví dụ, anh ấy trả lời email khi đang ăn hoặc họp trong bữa trưa.

Elon từng nói:

“Nhưng điều tôi nhận thấy là tôi vừa có thể chơi với con vừa làm việc trên email. Tôi có thể ở bên chúng và đồng thời vẫn làm việc… Nếu tôi không làm như vậy, tôi sẽ không thể nào hoàn thành công việc của mình”.

Một ví dụ khác là xem qua email và hóa đơn khi đang họp hoặc phỏng vấn qua điện thoại.

Áp dụng bí mật năng suất này

Các nghiên cứu đã xác nhận rằng đa nhiệm thường kém hiệu quả hơn đơn nhiệm. Bộ não cần thời gian điều chỉnh khi chúng ta điều hướng các nhiệm vụ khác nhau, nó còn được gọi là chuyển đổi nhiệm vụ. Việc chuyển đổi khiến bạn mệt mỏi và kém hiệu quả chứ không phải bản thân nhiệm vụ đó làm bạn mệt mỏi.

Nhưng nếu bạn thực hiện các nhiệm vụ tương đồng, đòi hỏi tư duy tương đồng, bạn có thể làm nhiều việc một lúc mà vẫn đạt năng suất. Nói cách khác, não của bạn tập trung vào một loại nhiệm vụ tại một thời điểm.

Dưới đây là một số ví dụ:

● Phác thảo tất cả các bài đăng trên blog của bạn cho tuần tới trong một lần.

● Xử lý tất cả email, Slack, cuộc gọi điện thoại và các liên lạc khác cùng một lúc.

● Cập nhật một số bảng tính liên quan cùng một lúc.

Để hiệu quả, hãy viết ra tất cả các hoạt động chung của bạn trong ngày và trong tuần, sau đó xác định những hoạt động có thể kết hợp với nhau. Hãy cứ thử nghiệm và sắp xếp lại khi cần thiết.

Để thao tác nhanh hơn nữa, hãy sử dụng Pomodoro Technique.

Nguồn: Cafebiz

Có thể bạn quan tâm: TỦ SÁCH KHỞI SỰ – KHỞI NGHIỆP – LÀM GIÀU

ĐẶT SÁCH